Asiakas- ja hoitotietojen tietosuojaseloste

Hieronta-Siru
Y-tunnus 2828618-6
Lintulammenkatu 2 B, 04250 Kerava
Puhelin: 045 7876 8225
Sähköposti: tiina@hieronta-siru.fi

Tiina Mustonen
Hieronta-Siru
Puhelin: 045 7876 8225
Sähköposti: tiina@hieronta-siru.fi

Hieras on Hieronta-Sirun sisäinen asiakas- ja hoitohistorian järjestelmä. Tietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakkaan tunnistamiseksi ja yhteydenpitoa varten sekä aiempien hoitokäyntien ja käsiteltyjen alueiden historian säilyttämiseksi seuraavia käyntejä varten. Järjestelmä on korvannut aiemman Word- ja Excel-pohjaisen kirjaamisen.

Asiakassuhteeseen ja sovittujen palvelujen toteuttamiseen liittyvien tavallisten henkilötietojen käsittely perustuu soveltuvin osin sopimuksen täytäntöönpanoon ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin. Siltä osin kuin toiminnassa käsitellään terveydenhuollon palvelun yhteydessä terveydentilaa tai saatua terveyspalvelua koskevia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, käsittely perustuu terveydenhuoltoa ja potilasasiakirjoja koskevaan lainsäädäntöön sekä GDPR:n terveydenhuoltoa koskevaan käsittelyperusteeseen.

Hierasiin voidaan tallentaa asiakkaan perustietoja, kuten nimi, yhteystiedot, syntymäaika ja asiakkuuden alkamispäivä. Yksittäisestä hoitokäynnistä tallennetaan käynnin päivämäärä ja kellonaika, hoidon tai käsittelyn kuvaus sekä tarvittaessa lyhyt vapaamuotoinen huomio. Hierasiin ei lähtökohtaisesti kerätä erillistä esitietolomaketta, diagnooseja, lähetteitä tai laajaa terveydentilan seurantaa.

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Hieronta-Sirun toiminnassa syntyvistä ajanvaraus-, asiakkuus- ja hoitokäyntitiedoista.

Asiakkuuden päättyminen tai pitkä käyttämättömyys ei automaattisesti poista hoitohistoriaa. Asiakas voidaan Hieras-järjestelmässä arkistoida, jolloin hän poistuu aktiivisista asiakaslistoista mutta tiedot säilyvät. Siltä osin kuin tiedot ovat lakisääteisiä potilasasiakirjoja, niitä säilytetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevassa lainsäädännössä määrätyn ajan ja ne hävitetään säilytysajan päätyttyä asianmukaisesti. Muita henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittelylle on tarpeellinen ja lainmukainen peruste.

Tietoja ei luovuteta sivullisille ilman asiakkaan asianmukaista suostumusta tai muuta lakiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta. Terveydenhuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.

Ajanvarauksessa käytetään Vello-palvelua. Hieras-järjestelmä toimii Hieronta-Sirun käyttämässä suojatussa palvelinympäristössä. Palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja vain palvelun tuottamisen edellyttämässä laajuudessa ja rekisterinpitäjän lukuun.

Hieras on kirjautumisella suojattu järjestelmä. Käyttöoikeudet rajataan henkilöihin, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Palvelinympäristö, yhteydet ja varmuuskopiot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista. Oikeus tietojen poistamiseen ei koske tietoja, jotka rekisterinpitäjän on lain perusteella säilytettävä. Muiden tietojen poistamista koskeva pyyntö arvioidaan sovellettavan lainsäädännön perusteella.

Tietosuojaa koskevat pyynnöt osoitetaan Hieronta-Sirulle sähköpostitse osoitteeseen tiina@hieronta-siru.fi tai muulla sovitulla tavalla. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa ennen tietojen luovuttamista tai muuttamista.

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojasäännösten vastaisesti, hänellä on oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.